Bab 4_Manajemen Umum

BAB 4
MANAJEMEN UMUM
Pengertian Manajemen
• Arti dan Fungsi Manajemen
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen mempunyai lima fungsi:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen tersebut dimulai dengan adanya keinginan, kebutuhan, serta informasi. Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang:
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan
Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dimana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, agar tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama.
Untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlampau jauh dari rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan/pengendalian.
• Jenjang Manajemen
Ketiga jenjang manajemen adalah:
1. Manajemen Puncak atau Manajemen eksekutif
2. Manajemen Madya atau Manajemen Administratif dan
3. Manajemen Operasional atau Manajemen Supervisori
• Latar Belakang Sejarah Manajemen
Berawal dari Eropa meskipun secara riil manajemen itu sudah ada sebelumnya di Eropa maupun di benua-benua lain.
• Gerakan Manajemen Ilmiah
Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi.
Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah:
1. Prinsip 1: Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan stu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
2. Prinsip 2: Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
3. Prinsip 3: Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
4. Prinsip 4: Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
• Sekolah-sekolah tentang Pemikiran Manajemen
1. Sekolah Klasik
2. Sekolah Perilaku
3. Sekolah Ilmu Manajemen
4. Analisis Sistem
5. Manajemen Hasil
• Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah: Sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
• Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan (Objective)
b. Kebijakan (Policy)
c. Strategi
d. Prosedur
e. Aturan (Rule)
f. Program
• Kegunaan Perencanaan
a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang
b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
c. Memperingan Biaya
d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
• Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
a. Menetapkan Tujuan
b. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)
c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
d. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
e. Mengambil Keputusan
f. Menyusun Rencana Pendukung
• Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional
Perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
• Jangka Waktu Perencanaan
a. Perencanaan Jangka Panjang
b. Perencanaan Jangka Menengah
c. Perencanaan Jangka Pendek
• Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
b. Perubahan yang Sangat Cepat
c. Kekakuan Internal
d. Kekakuan Eksternal
e. Waktu dan Biaya

• Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
1. Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
2. Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
3. Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
4. Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.
b. Alat Pengambilan Keputusan
1. Operation Research
2. Teori Probabilitas
3. Linear Progamming
4. Analisis Resiko
5. Pohon Keputusan (Decision Tree)
• Pengorganisasian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi, dan factor-faktor fisik, yang semuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan, manusia yang melaksanakan tugas, dan adanya peralatan-peralatan yang dapat digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk: hubungan informal dan hubungan formal.

• Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang, serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan lainnya.
• Rentangan Kekuasaan
Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu:
a) Latihan dari Bawahan
b) Pendelegasian Wewenang
c) Perencanaan
d) Teknik Komunikasi
• Dasar-dasar Penggolongan Bagian di dalam Organisasi
a) Didasarkan pada Suatu Angka
b) Didasarkan Pada Waktu
c) Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
d) Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
e) Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
f) Didasarkan pada Jenis Langganan
• Karakteristik Struktur Organisasi
a) Keseimbangan dalam Organisasi
b) Fleksibel

• Pengarahan
a) Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Prinsip pengarahan:
1. Prinsip mengarah kepada Tujuan
2. Prinsip Keharmonisan dengan Tujuan
3. Prinsip Kesatuan Komando
b) Cara-cara Pengarahan
1. Orientasi
2. Perintah
3. Delegasi Wewenang
• Komunikasi
a. Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.
b. Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat, atau informasi.
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.
d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau symbol.

Prinsip Komunikasi :
1. Komunikasi Harus Jelas
2. Prinsip Integritas
3. Prinsip Penggunaan Organisasi Informal
• Motivasi
Dua bentuk motivasi:
1. Motivasi Positif
2. Motivasi Negatif
Perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut:
1. Kreativitas dipandang sebagai dasar penentuan kualitas seseorang.
2. Masalah kreativitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan.
• Pengkoordinasian
a. Prinsip-prinsip Koordinasi
1. Prinsip Kontak Langsung
2. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
3. Hubungan Timbal Balik di antara faktor-faktor yang ada
b. Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
1. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
2. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
• Pengawasan
Dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
• Langkah-langkah Pengawasan
1. Menciptakan Standard
2. Membandingkan Kegiatan yang dilakukan dengan Standard
3. Melakukan Tindakan Koreksi
• Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas)
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
4. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan
5. Pengawasan harus luwes/fleksibel
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
7. Pengawasan harus ekonomis
8. Pengawasan harus mudah dimengerti
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi